Lưu trữ và đảm bảo an toàn cho hồ sơ lưu trữ

Tủ hồ sơ Chống cháy FCR 25 – Tiêu chuẩn Châu Âu ISO 9001

I – Hồ sơ :

1. Khái niệm :

Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.

2. Tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu lưu trữ .

Bất kỳ cơ quan nào, dù là cơ quan Trung ương hay cơ quan địa phương, đơn vị hoặc cá nhân thì trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình đều ít nhiều cần đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ để làm căn cứ giải quyết công việc; hoặc tìm thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phân tích, dự báo tình hình nhằm đưa ra quyết định phục vụ điều hành, quản lý; hay để bảo vệ lợi ích chính đáng.
Do vậy, những hồ sơ lưu trữ rất quan trọng trong công tác hoạt động của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp Nhà nước

II – Lưu trữ hồ sơ, tài liệu :

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một khái niệm không mới trong công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu tại các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân. Các hồ sơ lưu trữ, phòng lưu trữ, kho lưu trữ được sử dụng ngày càng rộng rãi hơn.

Nhưng việc lưu trữ các hồ sơ đó của bạn đã đủ đảm bảo an toàn chưa ?
Sự can thiệp mở khóa, khói, cháy nổ,…. là những rủi ro tiềm tàng gây ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của đơn vị.

III – Khói, bụi, cháy, nổ và những thiệt hại gây ảnh hưởng trực tiếp :

Việc lưu trữ hồ sơ gắn liền với an toàn và đảm bảo trong công tác lưu trữ hồ sơ. Ở Việt Nam, những tác động biến đổi khí hậu đang diễn ra làm cho nhiệt độ trung bình cao hơn những năm gần đây tiềm ẩn những nguy cơ cháy, nổ rất cao.
Số lượng cháy nổ có chiều hướng gia tăng, nhiều vụ cháy ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhân gây cháy : do sơ xuất; sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bị điện; do điều kiện phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa tuân thủ triệt để các quy định của pháp luật về PCCC; tủ bảo quản hồ sơ không đáp ứng được các tiêu chuẩn chống cháy, bảo vệ tài sản,…
Các vụ cháy xảy ra tiêu hủy toàn bộ hoặc một phần các hồ sơ tài liệu lưu trữ gây ảnh hưởng và tổn thất trực tiếp tới công tác hoạt động của đơn vị.
Do vậy, việc đảm bảo an toàn các hồ sơ lưu trữ là yếu tố cần thiết và cần được nâng cao để hạn chế tối đa các thiệt hại khi sự cố xảy ra.

IV – Những câu hỏi xoay quanh vấn đề lưu trữ hồ sơ :

– Kích thước và Dung tích lưu trữ hồ sơ:

Kích thước và dung tích lưu trữ hồ sơ là một trong những vấn đề đầu tiên được quan tâm để sử dụng mục đích lưu trữ hồ sơ cũng như sắp xếp các vị trí lưu trữ đặt trong kho hay trong văn phòng làm việc.

– Tính an toàn của tủ lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là những Tài sản cần được lưu trữ và bảo quản, bảo vệ, đảm bảo an ninh an toàn, có thể hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra như : giảm thiểu sự can thiệp mở khóa, chống chịu các tác động khói bụi, cháy nổ,… do các nguyên nhân khách quan và chủ quan mang đến.

– Bảo hiểm tài sản: Những hồ sơ, tài sản lưu trữ của tôi được mua bảo hiểm không?

– Tính linh hoạt trong quản lý hồ sơ :

Tủ lưu trữ hồ sơ ngoài tính năng lưu trữ cũng cần thêm tính linh hoạt trong quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó, hệ thống khóa phân cấp quyền quản lý tủ hồ sơ là một giải pháp mới trong công tác quản lý hồ sơ.

– Tính thẩm mỹ :

Tính thẩm mỹ luôn là yếu tố thể hiện tính chuyên nghiệp trong công tác hoạt động của đơn vị.

V – Tủ hồ sơ chống cháy FCR 25 – Giải pháp tối ưu cho việc lưu trữ và bảo vệ hồ sơ, tài liệu của bạn.

Tủ hồ sơ FCR 25 là sản phẩm của hãng sản xuất Gunnebo, thương hiệu Fitchet-Bauche (Pháp) (Đơn vị sản xuất két và tủ chống cháy hàng đầu tại Pháp từ năm 1825).

Sản phẩm được sản xuất theo tiêu chuẩn chất lượng Châu Âu ISO 9001 và tiêu chuẩn chống cháy UL 72 lớp 350 (được kiểm định chống cháy tại nhiệt độ 1000 độ C trong 1 giờ liên tục).

Với chứng chỉ chống cháy UL (Underwrites Laboratories), khách hàng dễ dàng tham gia bảo hiểm hồ sơ, tài sản của mình với giá trị cao và chi phí thấp nhất.

Tối ưu việc lưu trữ tài liệu trong 2 hoặc 4 ngăn, kích thước theo tiêu chuẩn.
Tủ được sản xuất bằng vật liệu thép chống cháy chuyên dụng, cho phép trọng lượng nhẹ hơn, giảm thiểu chi phí vận chuyển và lắp đặt.

Cửa tủ và bên trong hộc tủ được thiết kế bậc tam cấp để hạn chế khói bụi và lửa có thể lan vào.

Có thể dễ dàng vận hành hàng ngày trong việc đóng, mở các ngăn kéo đựng hồ sơ. Mỗi ngăn kéo cho phép tự khóa khi đẩy vào.

Tủ được trang bị khóa đảm bảo an ninh cao, thiết kế 2 lớp khóa (interlocking) cho phép quản lý chặt chẽ thông qua giám sát chéo, tăng khả năng kiểm soát nghiệp vụ trong ngành ngân hàng, tối ưu việc quản lý hồ sơ.

Tủ được sơn màu xám nhẹ, kiểu dáng thiết kế hiện đại, phù hợp với các trang thiết bị nội thất văn phòng.

STT	Thông số kỹ thuật	Tủ 2 ngăn	Tủ 4 ngăn 1KCL	Tủ 4 ngăn KL
1	Khóa số	1	1	0
2	Khóa chìa	2	4	4
3	Kích thước ngoài (mm)	784 x 551 x 635	1510 x 551 x 635	1510 x 551 x 635
4	Chiều cao ngăn kéo (mm)	290	290	290
5	Chiều rộng ngăn kéo (mm)	387	387	387
6	Chiều sâu ngăn kéo (mm)	460	460	460
7	Dung tích (l)	104	208	208
8	Trọng lượng (kg)	164	291	291

Hình ảnh sản phẩm